اغلب مدیران، از نداشتن زمان گله و شکایت می کنند. اما واقعیت این است که آنها خودشان مسئول اصلی این کمبود زمان هستند و این خودشان هستند که باید برای دستیابی به زمان کافی برای انجام کارهای مدیریتی، مدیریت صحیحی روی زمان خود انجام دهند.
در زیر برخی از دزدان زمان در مدیریت آورده شده اند آنها را به درستی مدیریت کنید تا زمان کافی برای خود به دست آورید.
دزدان زمان تان را بشناسید:
- نداشتن برنامه ريزي مناسب
- در نظر نگرفتن اولويت ها
- تعهد کار بيش از اندازه
- عجول بودن و شتابزدگی در کارها
- نداشتن مهارت تفويض اختيار
- شرکت در جلسات غير ضروری
- مديريت در بحران به جای مدیریت سیستمی
- نداشتن قاطعيت در تصميم گيري
- انجام کارهای دون پايه و غیر مدیریتی
- سلام و تعارف بيش از اندازه و مکالمات غیرضروری
- تلفن های طولانی و مزاحم
- مطالعه مطالب غير ضروری
٧ دروغ بزرگ مدیریت زمان!
- “این کار فقط یک دقیقه طول می‌کشد”
معمولاً کاری که تصور می‌شود که انجام آن “یک دقیقه طول می‌کشد” چندین دقیقه و یا بیشتر زمان می برد.
دفعه بعد، اگر فردی از شما درخواست زمان کرد و اطمینان داد که “فقط یک دقیقه طول می کشد”، به او بگویید “این جمله نادرست است. من به شما پنج دقیقه زمان می‌دهم. از همین حالا می‌توانید شروع کنید.” نباید با این تصور غلط مدیریت زمان را وارد چالش کرد.
- “من به این هر چه سریعتر نیاز دارم”
زمانی که این جمله را می شنوید، به فرد بگویید که این جمله نادرستی است. از او بخواهید که زمانی را که باید کار را به او تحویل داده شود را به طور دقیق مشخص کند.
وقتی از عبارت “هر چه سریعتر” استفاده می شود، دو تاریخ متفاوت در ذهن طرفین شکل می گیرد که باید بر سر آن، به یک توافق رسید.
- “من این را الان نیاز دارم”
کارها معمولا اضطراری نیستند. دیگران را با کارهای پیش پا افتاده، گول نزنید.
در این مواقع می توانید بگویید که “من مطمئن نیستم که بتوانم این کار را الان انجام دهم. چه می شود اگر از الان تا هفته آینده وقت بخواهم؟” زمان زیادی درخواست کنید که دچار بحران مدیریت زمان نشوید.
- “من می توانم این را در یک ساعت انجام دهم”
این یک دروغ کوچک است. چرا همیشه انجام کاری، دو برابر زمانی که ما انتظارش را داشتیم طول می کشد؟
:به این خاطر که کمتر کسی از ما می‌تواند زمان دقیق کامل کردن یک کار را بصورت دقیق پیش‌بینی کند.
- “او فرد با ‘تاخیری’ است”
فردی که همیشه ۲۰ دقیقه دیر به قرار ملاقات و یا انجام امور می پردازد، همیشه همین حدود تاخیر در کارها خواهد داشت. به این فرد نمی توان گفت فرد با تاخیر، این فرد سروقت کارها را انجام می‌دهد منتها با ۲۰ دقیقه تاخیر!
می‌توانیم بگوییم که اگر برای او ساعت خاصی را در نظر گرفتیم، احتمالا ۲۰ دقیقه تاخیر خواهد داشت.
- “هزینه‌ای ندارد”
شما “هیچ چیز را در مقابل هیچ چیز” بدست نمی‌آورید. هر چیزی قیمتی دارد.
شاید هزینه کاری، پول شما نباشد اما معمولاً در این شرایط، زمان شما است.
- “به جای اینکه به او نشان دهم چطور این کار را انجام دهد، خودم سریع انجام می‌دهم”
اگر این جمله در مورد کاری بیان شود که فقط یک بار قرار است انجام شود، می‌تواند جمله درستی باشد.
اما تصور کنید که این جمله در مورد کاری بیان شود که دائماً تکرار خواهد شد، در این صورت جمله نادرستی خواهد بود.
درج دیدگاه